Zásady zpracování osobních údajů

Společnost Grow Space s.r.o., IČO 08268819, se sídlem Sanderova 1616/12, Holešovice, 170 00 Praha 7, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 316022 (dále jen „správce“) vydala tyto zásady zpracování osobních údajů (dále jen „zásady“), abyste měli jasný přehled o tom, jaké údaje o vás shromažďuje, po jakou dobu je zpracovává, jak vaše údaje využívá a z jakého právního důvodu.

Vaše údaje potřebujeme především pro to, abychom vám mohli na základě smlouvy uzavřené s vaším zaměstnavatelem poskytnout služby v oblasti mentoringu a přispět tak k vybudování mentoringové kultury napříč společnostmi. Dále je zpracováváme, abychom dodrželi požadavky zákona a abychom chránili svůj oprávněný zájem. Zpracování probíhá v následujících situacích:

I.
Registrace účastníka do mentoringového programu
K registraci do mentoringového programu T2Grow (dále jen „program“) jste byli pozváni na základě vašeho zájmu a nominace ze strany garanta, zástupce vašeho zaměstnavatele. Registrací vyjadřujete svůj zájem o roli mentora a/nebo mentorovaného (dále jen „účastník“).
Abychom vám mohli poskytnout své služby, potřebujeme od vás v rámci registrace nezbytně získat tyto údaje:

jméno, příjmení
e-mail
název společnosti, ve které působíte
Čím více údajů nám o sobě prozradíte, tím lépe Vám mentoringový program přizpůsobíme na míru, může se jednat například o tyto informace:

telefonní číslo
profil na sociálních sítích
pracovní pozice
fotografie
další konkrétní osobní údaje, které se nám rozhodnete poskytnout na základě svého uvážení

Vaše osobní údaje získáváme především prostřednictvím platformy My Grow Space (dále jen „platforma“), kde se odehrává většina organizačních úkonů týkajících se programu.
Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu bezprostředně nutnou k poskytování služeb, k plnění souvisejících nároků a k ochraně našich oprávněných zájmů. V omezeném rozsahu je budeme dále zpracovávat po dobu 10 let, po kterou jsme nucení archivovat vydané daňové doklady. Po uplynutí doby, po kterou jsme oprávněni údaje zpracovávat, budou vymazány.

Cílem programu je propojovat lidi napříč zapojenými společnostmi a vytvářet mentoringové dvojice, které odpovídají požadavkům / nabídce uvedené v mentoringových profilech při registraci do programu. U velmi specifických požadavků na mentoringovou spolupráci je možné, že vhodný mentoringový profil nebude k dispozici. V těchto případech budeme, za účelem budoucího nalezení mentoringového partnera, zpracovávat vaše údaje za stejných podmínek jako údaje účastníků, které se již propojit s mentoringovým partnerem podařilo.
V případě, že jste byli do programu nominováni, a nakonec nevyužijete možnosti účastnit se ho a nevyplníte svůj profil v platformě, bude vaše e-mailová adresa, stejně jako další osobní údaje, pokud jste nám nějaké poskytli, vymazána do 6 měsíců od okamžiku, kdy jste z platformy obdrželi pozvánku s odkazem umožňujícím vaši registraci.
Protože podstatou programu je vytvoření dvojice sestávající z mentora a mentorovaného, kdy každý pracuje v jiné společnosti, je nutné na základě údajů vámi uvedených při registraci tyto dvojice vytvořit. Na párování se podílí nebo může podílet správce a garanti společností zapojených do programu. Z toho důvodu je potřeba, aby tyto subjekty měly přístup k údajům, které jste uvedli v rámci registrace. Dále je bude znát i partner, který s vámi utvoří v programu dvojici.

Účast na workshopech a další podklady k rozvoji
V určitých časových intervalech jsou v rámci programu organizovány workshopy. Protože je to jeden ze základních kamenů programu, je zásadní vaše informovanost. V rámci přihlášení na workshop všichni účastníci programu vidí, kdo je na termín přihlášen, v jaké společnosti pracuje a mohou vidět i jeho podobu, pokud účastník do platformy vložil svou fotografii. Účastníci prezenčních workshopů na místě podepisují prezenční listinu, kterou archivujeme stejně dlouho jako registrační údaje. O vaší účasti na workshopu mají informaci i garanti ze zapojených společnosti a také partneři programu.
Některé workshopy se z organizačních nebo epidemiologických důvodů konají online prostřednictvím platformy zoom. Tato informace vám bude patrná již při přihlášení na událost. Pokud se přihlásíte, souhlasíte s tím, že setkání může být nahráváno a případě poskytnuto ostatním účastníkům, garantům a lektorům. Záznamy z workshopů budou uchovávány po stejnou dobu jako vaše registrační údaje, tedy po dobu, po kterou představují přínos pro ostatní, a proto jim mohou být poskytnuty. V případě, že bude prezenční workshop nahrazen online setkáním poté, co již budete přihlášeni, budete o této změně informováni a budete se moci odhlásit.
V rámci programu pro vás připravujeme tipy na osobní rozvoj i v jiných než výše uvedených formách. Může se jednat na příklad o knihy, články nebo inspirativní setkání. Budeme vás o nich informovat e-mailem zaslaným na adresu, kterou jste nám poskytli v rámci registrace.

Propagační materiály
Pokud budete mít zájem vytvořit s námi propagační video, fotografie nebo jinak sdělit své zkušenosti s programem, budeme velmi rádi. V rámci přípravy se dohodneme, co bude materiál obsahovat, jak ho budeme moci používat a jaké osobní údaje o vás budeme v této situaci zpracovávat.

II.
Registrace garanta
Každá společnost jmenuje zaměstnance do role garanta. Garant mimo jiné nominuje vhodné mentory a mentorované, aktivně se účastní vytváření mentoringových dvojic, komunikuje program v rámci společnosti zaměstnavatele a podporuje mentoringovou spolupráci uvnitř i napříč firmami. Jako garant si vytváříte profil v rámci platformy, který vždy zahrnuje tyto údaje:
jméno, příjmení
e-mail
název společnosti, ve které působíte
Můžete se rozhodnout, že nám v rámci registrace poskytnete i další konkrétní osobní údaje.
Jakožto garanti budete od nás e-mailem získávat tipy na knihy, články nebo inspirativní setkání týkající se mentoringu. Dále se můžete podílet na rozvoji programu, komunity a šíření mentoringu ve společnosti (např. při přípravě komunikačních materiálů, prezentaci programu mimo komunitu T2G). Abyste v rámci programu mohli naplnit roli garanta, budeme Vás také pravidelně informovat o novinkách v programu, inspirativních workshopech či dalších akcích, připravených pro Vás a/nebo účastníky programu. Dále Vám mohou být poskytovány statistiky o počtech účastníků, zapojených společnostech, registraci účastníků na workshopy či záznamy a výstupy z pořádaných akcí. V těchto případech se na vaše osobní údaje uplatní stejná pravidla jako na účastníky programu.

III.
Registrace do Alumni klubu
Pokud se rozhodnete stát členem Alumni klubu, budeme v evidenci členů klubu zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu stejném jako v případě registrace účastníka do programu. Z důvodu usnadnění přístupu k našim službám a vašim podnětům je zpracováváme a uchováváme po dobu 5 let ode dne, kdy jste se naposled účastnili jakékoli námi pořádané akce včetně interních akcí sloužících ke zlepšení fungování programu a vytváření propagačních materiálů, případně od registrace do Alumni klubu, pokud své členství nezrušíte dříve.
Registrací do Alumni klubu souhlasíte se zasíláním newsletterů, kde najdete novinky o našich službách, tipy na další vzdělání a osobní rozvoj, na vámi zvolenou e-mailovou adresu. Novinky vám budou zasílány po dobu trvání vaší registrace do Alumni klubu.

Ochrana osobních údajů a smluvní partneři
Při ochraně vašich osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy EU a České republiky, což vyžadujeme i po našich smluvních partnerech. Vaše osobní údaje jsou chráněny heslem. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně i ručně.
Vaše osobní údaje můžou být zpracovávány také našimi smluvními partnery zajišťujícími IT správu platformy, účetní evidenci, daňové a právní poradenství. Pokud vás zajímá jejich aktuální přehled, neváhejte se na nás obrátit e-mailem na adresu chcivedet@growspace.cz.

Vaše práva
Máte právo na přístup k vašim osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, případě omezení jejich zpracování.
Máte právo na přenositelnost vašich údajů, které jste poskytli na základě vašeho souhlasu nebo za účelem uzavření smluvního vztahu s námi, tj. jejich kopii ve strojově čitelném a standardně používaném formátu.
Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovány na základě našeho oprávněného zájmu.
Máte právo kdykoliv odvolat svůj souhlas s jednotlivou činností zpracování osobních údajů. V případě odvolání není dotčena zákonnost zpracováni vašich osobních údajů před odvoláním souhlasu.
Pro uplatnění svých práv použijte e-mailovou adresu chcivedet@growspace.cz nebo svůj požadavek zašlete písemně na adresu sídla společnosti Grow Space, s.r.o., Sanderova 1616/12, 170 00 Praha 7.
Máte právo podat stížnost u orgánu, který vykonává dozor nad ochranou osobních údajů, tedy u Úřadu na ochranu osobních údajů, podrobnější informace k této otázce získáte na internetových stránkách www.uoou.cz.

Kontaktní údaje
V případě jakýchkoli dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailové adrese chcivedet@growspace.cz nebo písemně na adrese sídla společnosti Grow Space, s.r.o., Sanderova 1616/12, 170 00 Praha 7.

Účinnost zásad
Tyto zásady byly aktualizovány dne 1.9.2022